Zobacz, gdzie tracisz pieniądze. 4 ukryte koszty źle prowadzonej ewidencji czasu pracy
Masz pracowników, którzy codziennie pracują po 8 godzin. Wynagrodzenia są wypłacane na czas, ewidencja jest prowadzona, a firma działa.
Tylko skąd wiesz, ile pieniędzy tracisz po drodze?
W wielu firmach problemem nie jest brak ewidencji czasu pracy. Problemem jest sposób, w jaki dane są zbierane, sprawdzane i poprawiane. A niewielkie straty powtarzane każdego dnia potrafią po kilku miesiącach zamienić się w tysiące złotych.
Najważniejsze pytanie nie brzmi:
„Czy prowadzę ewidencję czasu pracy?”
Tylko:
„Czy dzięki tej ewidencji wiem, gdzie tracę pieniądze?”
Zacznijmy od prostego przykładu
Załóżmy firmę zatrudniającą 20 pracowników. Część pracuje w siedzibie, część w terenie. Godziny są przekazywane kierownikom, a następnie trafiają do administracji.
Na pierwszy rzut oka wszystko działa. Ale przyjrzyjmy się temu, co dzieje się pomiędzy rozpoczęciem pracy a zamknięciem miesiąca.
Poniższe wyliczenia są przykładami pokazującymi mechanizm kosztów. Rzeczywiste wartości zależą od wynagrodzeń, liczby pracowników i organizacji pracy w konkretnej firmie.
Płacisz za czas, którego nie potrafisz zweryfikować
Nie chodzi o to, że każdy pracownik próbuje oszukać firmę. W większości przypadków problem jest dużo bardziej prozaiczny: godziny są wpisywane po fakcie.
Pracownik kończy pracę o 16:00. Godziny przekazuje następnego dnia albo pod koniec tygodnia. Kierownik akceptuje je na podstawie informacji, którą dostał. Administracja później przepisuje dane.
Im więcej czasu mija od wykonania pracy do jej zarejestrowania, tym trudniej odpowiedzieć na proste pytanie:
„Czy te godziny rzeczywiście zostały przepracowane?”
Załóżmy, że przy 20 pracownikach tylko 15 minut dziennie wymaga późniejszego wyjaśniania, poprawiania albo po prostu nie daje Ci pełnej pewności co do rzeczywistego czasu pracy.
To nie oznacza automatycznie straty 1 200 godzin. Pokazuje jedynie, jak niewielka różnica każdego dnia może urosnąć do dużej liczby godzin w skali roku.
Co można zrobić inaczej?
Zamiast odtwarzać czas pracy po kilku dniach, pracownik rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy bezpośrednio w systemie.
Dzięki temu firma nie musi opierać całej ewidencji na pamięci pracowników, wiadomościach czy ręcznie prowadzonych arkuszach.
Nadgodziny, o których dowiadujesz się dopiero po fakcie
Nadgodziny same w sobie nie muszą być problemem. Problem pojawia się wtedy, kiedy firma nie ma nad nimi kontroli.
Pracownik został godzinę dłużej. Potem kolejny. Kierownik miał ważniejsze rzeczy. Kadry zobaczyły wszystko dopiero podczas zamykania miesiąca.
Wtedy nie pytasz już: „Czy ta nadgodzina była potrzebna?”
Pytasz: „Dlaczego mamy 40 dodatkowych godzin i co z nimi teraz zrobić?”
Policzmy
Załóżmy, że 10 pracowników wykonuje średnio 4 dodatkowe godziny miesięcznie.
dodatkowej pracy miesięcznie
Przy przykładowym koszcie pracy 50 zł/h daje to około 2 000 zł miesięcznie samego kosztu tych godzin.
W skali roku: około 24 000 zł.
To przykład kalkulacyjny. Rzeczywisty koszt nadgodzin zależy od sposobu ich rozliczania oraz indywidualnych kosztów pracy.
I tutaj nie chodzi wyłącznie o wykrycie nadgodziny.
Chodzi o możliwość reakcji wtedy, kiedy ona powstaje.
W WIBEST dodatkowy czas może wymagać wyjaśnienia lub wykonania zadania. Dzięki temu nadgodzina nie musi czekać do końca miesiąca, aż ktoś ręcznie ją znajdzie.
Jeżeli nadgodzina była potrzebna — masz informację i możesz ją rozliczyć. Jeżeli nie była potrzebna — możesz zareagować wcześniej.
Administracja spędza godziny na szukaniu i poprawianiu danych
To często największy koszt, którego nie widać na pierwszy rzut oka.
Kierownik pyta pracownika o godziny. Pracownik odpowiada wiadomością. Kierownik przesyła dane do administracji. Administracja przepisuje je do Excela. Potem okazuje się, że jednej godziny brakuje. Trzeba znaleźć wiadomość, zadzwonić i poprawić dane.
I cały proces zaczyna się od początku.
Pytanie brzmi: ile kosztuje Cię samo zbieranie informacji?
Załóżmy, że osoba odpowiedzialna za administrację poświęca tylko 2 godziny dziennie na zbieranie, przepisywanie i sprawdzanie danych.
Przykład kalkulacyjny. Rzeczywisty koszt zależy od wynagrodzenia i zakresu obowiązków osoby zajmującej się ewidencją.
Dane powinny powstawać tam, gdzie powstaje praca
Jeżeli pracownik sam rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy, administracja nie musi później odtwarzać jego dnia pracy.
To właśnie tutaj narzędzie takie jak WIBEST zaczyna mieć sens: dane o czasie pracy są zbierane na bieżąco, a następnie mogą być wykorzystywane do rozliczeń, raportów i kontroli nadgodzin.
Im mniej ręcznego przepisywania pomiędzy tymi etapami, tym mniej czasu administracja musi poświęcić na samo ustalanie, co wydarzyło się w ciągu dnia.
A co z błędami?
Błędy będą się zdarzać nawet przy dobrym systemie. Kluczowe jest to, żeby ich wyjaśnienie nie zamieniało się w wielogodzinne przeszukiwanie historii.
Dobrym uzupełnieniem procesu może być wewnętrzny kanał komunikacji przeznaczony wyłącznie dla kadr i korekt. Problem zostaje zgłoszony, wyjaśniony i poprawiony od razu, zamiast wracać do niego po kilku tygodniach.
Sam czat nie rozwiązuje jednak problemu, jeśli dane nadal są zbierane ręcznie. Najpierw potrzebujesz dobrego źródła danych o czasie pracy.
Nie wiesz, gdzie faktycznie rozpoczyna się i kończy praca
Dla firmy, której pracownicy pracują w jednym miejscu, sama informacja o godzinie może być wystarczająca.
Ale co w sytuacji, gdy pracownicy codziennie przemieszczają się pomiędzy budowami, klientami albo innymi miejscami wykonywania pracy?
Wtedy informacja:
„Jan przepracował dzisiaj 8 godzin”
może być po prostu niewystarczająca.
Warto również wiedzieć, kiedy i gdzie rozpoczęto pracę oraz kiedy ją zakończono.
Ile może kosztować brak takiej informacji?
Załóżmy, że przez problemy z organizacją pracy każdy z 20 pracowników traci średnio tylko 20 minut dziennie.
To przykład matematyczny, a nie deklaracja rzeczywistej straty. Rzeczywisty koszt zależy od organizacji pracy i faktycznego czasu, który jest tracony.
W przypadku pracowników terenowych sama ewidencja godzin może więc nie wystarczyć.
Dodatkowy kontekst dotyczący miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy może pomóc firmie lepiej kontrolować organizację pracy bez konieczności ciągłego dzwonienia do pracowników.
Ile pieniędzy możesz odzyskać?
Nie ma jednej odpowiedzi. Każda firma ma inną liczbę pracowników, wynagrodzenia i organizację pracy.
Możesz jednak zrobić prostą kalkulację. Weź ostatni miesiąc i sprawdź:
Ile godzin administracja poświęca na ewidencję?
Zbieranie, przepisywanie, sprawdzanie i poprawianie danych.
Ile nadgodzin powstaje miesięcznie?
I ile z nich można było wcześniej zauważyć?
Ile czasu tracisz na szukanie informacji?
Telefony, wiadomości, Excel i ręczne sprawdzanie historii.
Ile kosztuje organizacja pracy terenowej?
Szczególnie gdy pracownicy codziennie zmieniają miejsce pracy.
Najważniejszy wniosek
Nie zawsze musisz ciąć koszty. Czasami wystarczy przestać generować je bez potrzeby.
Ręczne przepisywanie danych, szukanie informacji, późne wykrywanie nadgodzin i wielokrotne poprawianie tej samej ewidencji nie zwiększają wartości pracy.
Jeżeli można je ograniczyć, odzyskany czas i pieniądze zostają w firmie.
Najpierw dobre dane. Potem automatyzacja.
WIBEST nie ma sprawić, że nagle każdy koszt w firmie zniknie. Jego zadaniem jest ograniczyć ręczną pracę wokół ewidencji i dać firmie aktualne dane o czasie pracy.
Pracownik rejestruje rozpoczęcie i zakończenie pracy bez konieczności późniejszego odtwarzania godzin.
Dodatkowy czas może zostać zauważony i wyjaśniony bez czekania na koniec miesiąca.
Dane są dostępne w jednym miejscu zamiast w wiadomościach, kartkach i arkuszach.
Przy pracy terenowej rejestracja może zawierać dodatkowy kontekst dotyczący miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Zacznij od jednego pytania
Ile kosztuje Cię miesięcznie samo ustalanie, kto, kiedy i ile pracował?
Pomnóż ten czas przez rzeczywisty koszt godziny pracy osoby, która zajmuje się ewidencją. Dodaj koszt niekontrolowanych nadgodzin. Dodaj czas poświęcany na poprawki i szukanie informacji.
Wynik może być większy, niż zakładasz.
A wtedy pytanie nie brzmi już „czy warto mieć system RCP?”. Pytanie brzmi: „ile jeszcze kosztuje mnie jego brak?”